在進(jìn)行績(jī)效溝通時(shí)，作為主管，首先要培養(yǎng)自己的傾聽素質(zhì)，傾聽是一種雙向式溝通，傾聽的目的是為了做出最貼切的反應(yīng)，通過傾聽去了解別人的觀點(diǎn)、感受：
1、呈現(xiàn)恰當(dāng)而肯定的面部表情。作為一個(gè)有效的傾聽者，主管應(yīng)通過自己的身體語言表明對(duì)下屬談話內(nèi)容的興趣。肯定性點(diǎn)頭、適宜的表情并輔之以恰當(dāng)?shù)哪抗饨佑|，無疑顯示：您正在用心傾聽。
2、避免出現(xiàn)隱含消極情緒的動(dòng)作?？词直?、翻報(bào)紙、玩弄鋼筆等動(dòng)作則表明：你很厭倦，對(duì)交談不感興趣，不予關(guān)注。
3、呈現(xiàn)出自然開放的姿態(tài)。可以通過面部表情和身體姿勢(shì)表現(xiàn)出開放的交流姿態(tài)，不宜交叉胳膊和腿，必要時(shí)上身前傾，面對(duì)對(duì)方，去掉雙方之間的什物，如桌子、書本等。
4、不要隨意打斷下屬。在下屬尚未說完之前，盡量不要做出反應(yīng)，讓下屬把話講完；不要輕易打斷下屬，一定要鼓勵(lì)他講出問題所在；在傾聽中保持積極回應(yīng)，千萬不要急于反駁；先不急于下定論，務(wù)必聽清楚并準(zhǔn)確理解員工反饋過來的所有信息；再一次與下屬核實(shí)你已掌握的信息，理清所有問題，使之條理化、系統(tǒng)化，然后迅速做出判斷，并表達(dá)自己的想法。
而管理者要從如下角度礪煉自己的反饋技術(shù)：
1、多問少講。發(fā)號(hào)施令的管理者很難實(shí)現(xiàn)從上司到“幫助者”、“伙伴”的角色轉(zhuǎn)換。建議管理者在與員工進(jìn)行績(jī)效溝通時(shí)遵循80／20法則：80％的時(shí)間留給員工，20％的時(shí)間留給自己，因?yàn)閱T工往往比經(jīng)理更清楚本職工作中存在的問題。換言之，要多提問題，引導(dǎo)員工自己思考和解決問題，自己評(píng)價(jià)工作進(jìn)展，而不是發(fā)號(hào)施令，居高臨下地告訴員工應(yīng)該如何如何。
2、溝通的重心放在“我們”。在績(jī)效溝通中，多使用“我們”，少用“你”：“我們?nèi)绾谓鉀Q這個(gè)問題？”“我們的這個(gè)任務(wù)進(jìn)展到什么程度了？”或者說，“我如何才能幫助您？”
反饋應(yīng)具體。管理者應(yīng)針對(duì)員工的具體行為或事實(shí)進(jìn)行反饋，避免空泛陳述。如：“你的工作態(tài)度很不好”或是“你的出色工作給大家留下了深刻印象。”模棱兩可的反饋不僅起不到激勵(lì)或抑制的效果，反而易使員工產(chǎn)生不確定感。
3、對(duì)事不對(duì)人，盡量描述事實(shí)而不是妄加評(píng)價(jià)。當(dāng)員工做出某種錯(cuò)誤或不恰當(dāng)?shù)氖虑闀r(shí)，應(yīng)避免用評(píng)價(jià)性語言，如“沒能力”、“失信”等，而應(yīng)當(dāng)客觀陳述發(fā)生的事實(shí)及自己對(duì)該事實(shí)的感受
4、應(yīng)側(cè)重思想、經(jīng)驗(yàn)的分享，而不是指手劃腳地訓(xùn)導(dǎo)。當(dāng)下屬績(jī)效不佳時(shí)，應(yīng)避免說“你應(yīng)該……，而不應(yīng)該……”這樣會(huì)讓下屬體驗(yàn)到某種不平等，可以換成：“我當(dāng)時(shí)是這樣做的……”
5、把握良機(jī)，適時(shí)反饋。當(dāng)員工犯了錯(cuò)誤后，最好等其冷靜后再做反饋，避免“趁火打劫”或“潑冷水”；如果員工做了一件好事則應(yīng)及時(shí)表揚(yáng)和激勵(lì)。
6、反饋談話的內(nèi)容要與書面考評(píng)意見保持一致，不能避重就輕，否則會(huì)帶來不好的效果。對(duì)下屬在工作中表現(xiàn)出來的問題，不能回避，上司要抓住問題的要害，談清楚產(chǎn)生問題的原因，指出改進(jìn)的方法。
7、特別注意的是，當(dāng)下屬對(duì)所提出的績(jī)效評(píng)估意見表示不滿意時(shí)，應(yīng)允許他們提出反對(duì)意見，而不能強(qiáng)迫他們接受其所不愿接受的評(píng)估結(jié)論。績(jī)效面談其實(shí)也是管理者對(duì)有關(guān)問題進(jìn)行深入了解的機(jī)會(huì)，如果下屬的解釋是合理可信的，管理者應(yīng)靈活地對(duì)有關(guān)評(píng)價(jià)做出修正。如果下屬的解釋是不能令人信服的，則應(yīng)進(jìn)一步向下屬做出必要的說明，通過良好的溝通達(dá)成共識(shí)。
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