一、流程優(yōu)化的概念與意義
流程優(yōu)化是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)。從本質(zhì)上講,它是指通過對企業(yè)內(nèi)部各項流程的分析、診斷和改進,以提高工作效率、降低成本、增加企業(yè)競爭力的一種管理行為。在企業(yè)日常運營里,如果流程設(shè)計不合理或者執(zhí)行不到位,就會造成資源浪費、效率低下等問題,甚至可能影響企業(yè)形象和品牌價值。
例如,傳統(tǒng)企業(yè)依據(jù)“勞動分工”原理建立的“科層制”管理模式,就存在諸多弊端。像職能部門以專業(yè)劃分形成利益中心,部門之間邊界明顯,在涉及多部門業(yè)務(wù)且有利益沖突時,可能會忽視公司整體利益。而且員工更關(guān)注取悅上司而非服務(wù)顧客,協(xié)調(diào)內(nèi)部矛盾還耗費大量精力,降低管理效率并增加運營成本。同時,為加強“內(nèi)部管理”建立的大量制度及審批手續(xù),多數(shù)是監(jiān)督職工而非服務(wù)顧客,層層審批、眾多“簽字”制大大降低運行效率。這些情況都表明企業(yè)進行流程優(yōu)化的必要性。
二、業(yè)務(wù)流程分析與診斷
- 分析方法
- 流程圖繪制:這是一種直觀展現(xiàn)流程中各個環(huán)節(jié)和關(guān)系的方法。通過繪制流程圖,能清晰地看到流程的走向、各個步驟的先后順序以及不同環(huán)節(jié)之間的關(guān)聯(lián)。例如在生產(chǎn)流程中,可以明確從原材料采購到產(chǎn)品生產(chǎn)再到銷售的各個環(huán)節(jié)的流程走向。
- 5W1H分析法:即對流程中的每個環(huán)節(jié)進行What(是什么)、Why(為什么)、Who(誰)、When(何時)、Where(何處)、How(如何)的分析。以企業(yè)的營銷流程為例,What是明確營銷活動的內(nèi)容,Why是確定營銷的目的,Who是負(fù)責(zé)營銷的人員,When是營銷活動的時間安排,Where是營銷活動的地點,How是營銷的具體方式。這種方法有助于全面深入地了解流程的各個方面。
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魚骨圖示例:可以用來分析流程中問題產(chǎn)生的原因。將問題作為魚頭,而將可能導(dǎo)致問題的因素如人員、設(shè)備、材料、方法、環(huán)境等作為魚骨,通過這種方式找出問題的根源。例如,如果產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題,可能從人員操作不規(guī)范、設(shè)備老化、原材料質(zhì)量差、生產(chǎn)方法不合理、生產(chǎn)環(huán)境不佳等方面進行分析。
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診斷要點
- 識別瓶頸:在業(yè)務(wù)流程中,瓶頸環(huán)節(jié)往往限制了整個流程的效率。例如在生產(chǎn)流程中,如果某一生產(chǎn)設(shè)備的加工速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他設(shè)備,那么這個設(shè)備所在的環(huán)節(jié)就是瓶頸環(huán)節(jié)。通過分析流程中的數(shù)據(jù),如各環(huán)節(jié)的生產(chǎn)時間、等待時間等,可以找出瓶頸所在。
- 找出問題和關(guān)鍵因素:對流程中的每個環(huán)節(jié)進行評估,找出存在的問題,如流程過于繁瑣、環(huán)節(jié)之間銜接不順暢、存在重復(fù)工作等。同時確定影響流程效率和效果的關(guān)鍵因素,如人員的技能水平、設(shè)備的先進程度等。
三、流程改善的方法和常用工具
- 方法
- 簡化流程:減少流程中的不必要環(huán)節(jié)。例如,企業(yè)內(nèi)部的審批流程,如果存在過多的簽字環(huán)節(jié),而其中一些環(huán)節(jié)并沒有實際的審核意義,就可以將這些環(huán)節(jié)簡化。這樣可以縮短流程的周期,提高效率。
- 利用技術(shù)實現(xiàn)自動化處理:在當(dāng)今數(shù)字化時代,很多流程可以借助信息技術(shù)實現(xiàn)自動化。比如企業(yè)的財務(wù)報銷流程,以前需要員工手工填寫報銷單,經(jīng)過多個部門人工審核,現(xiàn)在可以通過財務(wù)軟件實現(xiàn)線上報銷,自動進行費用標(biāo)準(zhǔn)審核等部分工作,降低錯誤率的同時大大提高了效率。
- KAIZEN活動(持續(xù)改進):這是一種強調(diào)小步快走、不斷優(yōu)化的方法。企業(yè)可以定期對流程進行評估,每次提出一些小的改進點并實施。例如,生產(chǎn)車間可以每月對生產(chǎn)流程進行一次小的改進,如調(diào)整設(shè)備的參數(shù)、優(yōu)化工人的操作步驟等,通過長期積累實現(xiàn)較大的流程優(yōu)化。
- 工具
- 質(zhì)量功能展開(QFD):這是一種將顧客的心聲引入產(chǎn)品設(shè)計規(guī)范的方法?;舅悸钒ù_定顧客需求、對需求賦權(quán)、請顧客對公司及其競爭者的產(chǎn)品進行比較與排序、確定需要改進的產(chǎn)品特征等。例如在汽車制造企業(yè),通過QFD可以將顧客對汽車安全性、舒適性、外觀等方面的需求轉(zhuǎn)化為汽車設(shè)計和生產(chǎn)流程中的具體要求。
- 并行工程理論:側(cè)重于交叉職能的集成,使產(chǎn)品開發(fā)同步進行。例如在新產(chǎn)品開發(fā)過程中,組建包括制造、裝配、質(zhì)量和營銷等方面人員,甚至顧客和供應(yīng)商、環(huán)保人員在內(nèi)的團隊機制,如計劃管理團隊、技術(shù)團隊、“設(shè)計 - 建造”團隊等。這樣可以節(jié)省完成項目的時間,提高產(chǎn)品開發(fā)的效率。
四、案例分析與實際操作
- 案例分析的作用
- 通過實際案例的分析,可以讓學(xué)員更好地理解流程優(yōu)化的理論知識。例如,以某企業(yè)的供應(yīng)鏈流程優(yōu)化為例,在分析案例的過程中,可以看到企業(yè)在供應(yīng)鏈流程中存在的庫存管理混亂、供應(yīng)商選擇不合理等問題,以及企業(yè)是如何通過流程優(yōu)化來解決這些問題的,如建立科學(xué)的庫存管理系統(tǒng)、優(yōu)化供應(yīng)商評估和選擇標(biāo)準(zhǔn)等。
- 從案例中學(xué)習(xí)不同企業(yè)在流程優(yōu)化過程中的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)。不同企業(yè)所處的行業(yè)、規(guī)模、發(fā)展階段等不同,在流程優(yōu)化方面會有不同的做法。學(xué)員可以借鑒適合自己企業(yè)的經(jīng)驗,避免走彎路。
- 實際操作環(huán)節(jié)
- 在培訓(xùn)中,學(xué)員將帶著所學(xué)知識進行模擬案例分析和問題解決。例如,分組對某一虛擬企業(yè)的生產(chǎn)流程進行優(yōu)化設(shè)計,運用所學(xué)的流程分析方法找出問題,然后采用流程改善的方法和工具提出優(yōu)化方案。通過這種實際操作,學(xué)員能夠加深對流程優(yōu)化知識的理解和掌握相關(guān)技能,提高在實際工作中應(yīng)用這些知識的能力。
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