身處當(dāng)今這個(gè)信息繁雜、節(jié)奏快速的移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代，眾多事務(wù)如同海浪般不斷沖擊著我們的視野和心靈。在這樣的背景下，省區(qū)或職能部門如何維持團(tuán)隊(duì)成員的專注與高效工作，無(wú)疑是一個(gè)頗具挑戰(zhàn)性的問題。
關(guān)于周例會(huì)的實(shí)踐與思考
在快節(jié)奏的工作環(huán)境中，周例會(huì)是一個(gè)有效的管理手段。它具有“用時(shí)少、頻次高、及時(shí)糾錯(cuò)、快速應(yīng)急”等特點(diǎn)，是當(dāng)前許多企業(yè)、省區(qū)、部門所重視的。
周例會(huì)的組織與聚焦
組織周例會(huì)要著重于突出重點(diǎn)，讓每位參與者都集中在一件最重要的事情上。它不僅是解決一周內(nèi)問題的會(huì)議，更是啟發(fā)和激勵(lì)與會(huì)者的重要環(huán)節(jié)。周例會(huì)應(yīng)聚焦于一件最重要的事情，讓參與者相互啟發(fā)、互相激勵(lì)，從而將大家的注意力集中到這件事情上來。
周例會(huì)的重要性與基礎(chǔ)
周例會(huì)是月度例會(huì)的基礎(chǔ)。如果每周的周例會(huì)都能開好，達(dá)成共識(shí)和統(tǒng)一性，那么階段性目標(biāo)和計(jì)劃將得到徹底的執(zhí)行。這樣，月度例會(huì)將升級(jí)為更高質(zhì)量的會(huì)議形式。
周例會(huì)的五個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)
1. 時(shí)間選擇：避免在緊急情況下安排周例會(huì)，通常選擇周一早上或周四下午。周五甚至周末則不太適合，以免影響工作的落實(shí)。
2. 形式簡(jiǎn)練：周例會(huì)無(wú)需過度繁文縟節(jié)，要突出重點(diǎn)，直奔主題。
3. 內(nèi)容精煉：每人的匯報(bào)內(nèi)容應(yīng)控制在三件最重要的事之內(nèi)，避免內(nèi)容過多導(dǎo)致效果減弱。
4. 流程清晰：簡(jiǎn)單的流程包括“拋出問題、商議措施、形成決議、做好紀(jì)要”。
5. 持續(xù)優(yōu)化：周例會(huì)的形式、內(nèi)容、流程和時(shí)間等要素需要不斷優(yōu)化和調(diào)整，以更高效地推進(jìn)工作。
如何有效召開周例會(huì)
第一，堅(jiān)持六個(gè)會(huì)議原則。包括不把例會(huì)當(dāng)作追究責(zé)任的會(huì)議，不進(jìn)行務(wù)虛討論，要有會(huì)議記錄等。
第二，對(duì)例會(huì)內(nèi)容進(jìn)行分類。如情況通報(bào)、調(diào)度協(xié)調(diào)、計(jì)劃任務(wù)分配及問題困難匯報(bào)等。
第三，按照流程和思路展開會(huì)議。包括備會(huì)內(nèi)容要點(diǎn)通報(bào)、會(huì)議進(jìn)程控制及決議記錄等環(huán)節(jié)。
結(jié)語(yǔ)
無(wú)論是職場(chǎng)人士還是企業(yè)管理者，都應(yīng)該認(rèn)識(shí)到：要提高團(tuán)隊(duì)效率和企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，就必須做好每一次周例會(huì)的管理與策劃工作。這不僅是提升個(gè)人管理能力的需要，更是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的必然要求。通過持續(xù)的實(shí)踐與反思，我們能夠更好地利用周例會(huì)這一管理工具，推動(dòng)團(tuán)隊(duì)不斷前進(jìn)。召開周例會(huì)的有效方法以及需要注意的事項(xiàng)
身處信息爆炸的時(shí)代，召開周例會(huì)是企業(yè)、部門或團(tuán)隊(duì)保持高效協(xié)作的重要方式之一。以下是關(guān)于如何召開周例會(huì)的一些有效方法和需要注意的事項(xiàng)。
一、明確目的
召開周例會(huì)的首要目的是確保團(tuán)隊(duì)之間的有效溝通和協(xié)作，解決問題，分享經(jīng)驗(yàn)，明確下一階段的工作重點(diǎn)和方向。在會(huì)議前要明確會(huì)議的目的，確保與會(huì)者能夠積極參與并達(dá)成預(yù)期的成果。
二、聚焦重點(diǎn)
周例會(huì)不應(yīng)涉及太多內(nèi)容，要聚焦重點(diǎn)，直奔主題。針對(duì)一件最重要的事情進(jìn)行深入討論，激發(fā)與會(huì)者的思考和靈感，將大家的注意力集中在這件事情上。
三、合理安排時(shí)間和形式
選擇合適的時(shí)間和形式召開周例會(huì)。通常，周一早上是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，有助于大家及時(shí)調(diào)整工作狀態(tài)。會(huì)議形式要簡(jiǎn)潔高效，避免繁瑣的儀式性內(nèi)容，利用語(yǔ)音會(huì)等形式可以隨時(shí)召開，只要保證與會(huì)者能夠參與。
四、優(yōu)化內(nèi)容和流程
周例會(huì)研究的問題不宜過多，匯報(bào)的人最多說三件事，圍繞重點(diǎn)事情展開討論。內(nèi)容要簡(jiǎn)潔明了，流程要簡(jiǎn)單清晰，遵循“拋出問題，商議措施，形成決議，做好紀(jì)要”的流程。
五、注重實(shí)效性
例會(huì)也是會(huì)議的一種，需要講究會(huì)議要求。幾點(diǎn)鐘開始、場(chǎng)地在哪里、由誰(shuí)主持、主要內(nèi)容有哪些等，都應(yīng)事先計(jì)劃好、周密安排好。注重例會(huì)的實(shí)效性，確保會(huì)議決定的事項(xiàng)能夠得到有效落實(shí)。
六、把握中心和難點(diǎn)
把握好周例會(huì)的中心和難點(diǎn)，明確會(huì)議的主要議題和內(nèi)容，解決哪些實(shí)際問題。避免把工作會(huì)議開成埋怨會(huì)、發(fā)牢騷會(huì)或馬拉松會(huì)，保持與會(huì)者圍繞主線進(jìn)行討論。
七、注重會(huì)后溝通與協(xié)調(diào)
召開周例會(huì)后，針對(duì)部門存在的問題，一起想辦法、定措施，為本部門工作把脈。對(duì)于本部門自身能整改的，及時(shí)整改到位；需要其他部門協(xié)調(diào)的，通過工作聯(lián)絡(luò)單等方式進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保工作順利進(jìn)行。
八、避免常見誤區(qū)
工作例會(huì)不應(yīng)成為推諉會(huì)、逼宮會(huì)、訴苦會(huì)、批斗會(huì)、報(bào)銷會(huì)、聊天會(huì)等。要避免這些誤區(qū)，注重會(huì)議的嚴(yán)肅性和目標(biāo)性，讓每個(gè)人都能積極參與并提出建設(shè)性意見。
九、追求會(huì)議質(zhì)量
工作例會(huì)應(yīng)該對(duì)營(yíng)銷過程進(jìn)行總結(jié)，檢查營(yíng)銷人員的階段業(yè)績(jī)，發(fā)現(xiàn)和研究問題，收集市場(chǎng)情報(bào)，布置下階段任務(wù)等。要追求會(huì)議的質(zhì)量，提前明確會(huì)議的目標(biāo)，讓每個(gè)人都能夠充分參與并發(fā)表觀點(diǎn)。
十、持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)
周例會(huì)是提升效率的管理工具，需要根據(jù)實(shí)際情況不斷優(yōu)化其形式、內(nèi)容、流程和時(shí)間等要素。例如，根據(jù)當(dāng)前階段的特點(diǎn)調(diào)整會(huì)議的重點(diǎn)和內(nèi)容，以更高效地推進(jìn)工作。
召開周例會(huì)是企業(yè)、部門或團(tuán)隊(duì)保持高效協(xié)作的重要手段。通過明確目的、聚焦重點(diǎn)、合理安排時(shí)間和形式、優(yōu)化內(nèi)容和流程、注重實(shí)效性、把握中心和難點(diǎn)、注重會(huì)后溝通與協(xié)調(diào)、避免常見誤區(qū)、追求會(huì)議質(zhì)量和持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)等方法，可以有效地提高周例會(huì)的效率和質(zhì)量。
轉(zhuǎn)載：http://www.isoear.com/zixun_detail/205962.html