適用范圍看，通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。側(cè)重于說明、介紹情況，目的性強。
從發(fā)文機關看，通報屬于黨政機關通用文種，各級機關均可使用。表彰先進時，基層單位多應用通報，而少用決定或命令（令）。
從行文方向看，通報屬下行文，也是機關內(nèi)部行文。
表彰通報正文結(jié)構由三部分構成，
第一部分，說明表彰或批評的原因，即寫清先進事跡或錯誤事實的真實情況，用敘述的手法真實客觀地反映事實。
第二部分，對所敘述的事實進行準確分析、客觀評價，不夸大、不縮小。
第三部分，根據(jù)通報的情況，針對現(xiàn)實需要，發(fā)出號召或提出要求。
通報寫作注意事項。
一，是行文要準確及時。通報的時效性較強，下發(fā)通報要注意效率，才可更好指導當前工作。否則，就起不到很好的教育作用。
二，是內(nèi)容要真實、典型。通報的事實必須真實無誤。動筆前要調(diào)查研究，認真核對，客觀、準確地分析、評論，否則不但影響教育效果，還會有損發(fā)文單位聲譽。
三，是突出教育性，把握政策性。決定和批評要有根據(jù)，要恰如其分，態(tài)度鮮明，分析中肯，評價實事求是，結(jié)論公正準確，寫作處理意見時，必須體現(xiàn)政策，掌握好分寸，使處理決定與事實、政策相一致，做到合情合理。
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